Digitalización: una de las claves para la gestión electrónica.

La digitalización es el complemento necesario de cualquier proyecto de gestión documental y uno de los instrumentos imprescindibles para poder disponer de una gestión electrónica real y efectiva. En este sentido tenemos que tener en cuenta dos enfoques en relación con los ámbitos donde implementar la digitalización:

  • La gestión de los documentos a partir del momento en que se pone en marcha el proyecto de gestión documental: la digitalización es una funcionalidad más que debe ser asumida como parte del proceso pero es evidente que muchas veces no se dispone del tiempo necesario y esto provoca que se vayan acumulando documentos en papel pertenecientes a expedientes con gestión electrónica. Son los que denominamos expedientes híbridos. Disponer de una estrategia de digitalización que sea simultánea al propio proyecto de gestión documental reducirá el impacto de los híbridos y permitirá disponer de una gestión electrónica completa en la mayoría de los expedientes que se inicien.
  • El tratamiento del pasado documental existente en el momento de la iniciación del proyecto. No sólo hablamos de documentos históricos con valor patrimonial o cultural, sino también de documentos pertenecientes a expedientes que siguen estando vivos o que habiendo sido ya archivados requieren ser consultados activamente por la organización. Este ámbito, generalmente un poco olvidado, ha sido puesto de relieve en la nueva ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Con ello se persigue que la gestión del día a día sea lo más eficiente posible intentando que no sólo lo que se tramite sea electrónico, sino que se disponga, de la manera más ágil y homogénea posible, de toda la información necesaria para la gestión.

Estos dos ámbitos son la base de cualquier proyecto de digitalización que requiere, por tanto, de un análisis previo para conocer las necesidades de cada organización a los efectos de poder articular la mejor estrategia de digitalización.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, se desprenden las siguientes conclusiones:

  • La primera y más importante es que no se debería abordar el proyecto de digitalización hasta que no estén sentadas las bases del proyecto de gestión documental. ¿Por qué?
    • Porque la digitalización debe tener en cuenta el cuadro de clasificación establecido e implementado en el repositorio documental.
    • Porque la digitalización debe contemplar los metadatos definidos y que se hubieran identificado atendiendo al catálogo de tipos documentales siguiendo las Normas técnicas del documento electrónico.
    • Porque la digitalización debe estar totalmente alineada con las políticas de evaluación y conservación documental.
    • Porque, de otra forma, los documentos digitalizados no podrían ser incorporados correctamente dentro del repositorio documental y habría que volver a incorporar en los mismos toda esta información. Se duplicaría, en consecuencia, el trabajo.
    • Y finalmente porque si queremos trabajar con copias autenticadas necesitamos incorporar la firma electrónica. De esta forma, podremos establecer en aquellos documentos administrativos sin valor histórico o cultural una digitalización sustitutiva, mediante la cual no solo digitalizamos la documentación para hacerla más accesible sino también podremos eliminar el papel original, con la consiguiente optimización del espacio físico.
  • Una vez establecidas las bases, es cuando se podría iniciar el proyecto de digitalización y en este momento:
    • Enfocar la digitalización al objetivo de conseguir la gestión electrónica completa a partir del momento en que se active (combinando la digitalización “on line” con la diferida de forma masiva).
    • Identificar los documentos más consultados (tanto dentro del histórico como de aquellos expedientes iniciados con anterioridad al proyecto) y establecer una digitalización atendiendo a su necesidad de consulta.
    • Trazar un Plan adaptado a las prioridades, posibilidades y necesidades de cada organización. La digitalización de los fondos documentales no es una tarea a realizar en un único proyecto, ni dentro de un ejercicio anual. Es importante saber desde un principio cuánta documentación se aporta diariamente a la Institución y cuál es la tipología y volumen de los fondos con que se cuenta.
    • En aquellos casos en que, por el volumen de documentación a digitalizar, se requiera contratar personal adicional, fomentar la participación del Área que gestione los Planes de empleo con el objetivo de identificar personas con paro estructural que puedan colaborar en la labor de digitalización.
    • ¡Comenzar! Igual no es urgente, pero es estratégico.

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